Preboarding – modne określenie czy realne wsparcie procesu wdrożenia pracowników?

HR-owy słownik poszerza się co chwilę o nowe określenie, a co za tym zwykle idzie nowy proces, działanie, które warto wziąć pod uwagę, gdy zajmujemy się kapitałem ludzkim (jak to ładnie piszą w podręcznikach). Od kilku lat zdecydowanie większy niż kiedyś nacisk kładziemy na wdrożenie pracownika, czyli proces onboardingu. I dobrze, bo temat ten przez wiele lat był zaniedbany. Nowi pracownicy często przeżywali szok, kiedy pozytywne doświadczenia z procesu rekrutacji nijak nie przekładały się na etap wdrożenia do pracy. Zresztą – mnie samą także to dotknęło i do dziś wspominam jak pierwszego dnia pracy czytałam regulaminy, bo nie miałam gotowych dostępów do systemów. Jakiś czas temu okazało się, że przed procesem wdrożenia możemy zrobić coś jeszcze – przeprowadzić proces preboardingu!

• Czym jest preboarding?
• Czy jest on niezbędny w organizacji?

Zapraszam do lektury!

Czym jest preboarding?

Zacznijmy od tego, czym jest preboarding. Niestety na ten moment nie widzę żadnego polskiego odpowiednika określenia anglojęzycznego, dlatego będę się posługiwała zwrotem w języku angielskim. 

Poprzez proces preboardingu możemy rozumieć wszystkie czynności, jakie wykonuje pracodawca w stosunku do osoby, która przyjęła ofertę zatrudnienia, a jeszcze nie przyszła do pracy. Są to zarówno kontakty z przyszłym pracownikiem w kwestiach typowo formalnych, takich jak skierowanie na badania, podpisanie umowy o pracę, jak i pozaformalne aktywności. Poprzez te aktywności mam na myśli wszelkiego rodzaju kontakty z przyszłym pracownikiem, wstępne wdrażanie go w kulturę organizacji, sposób komunikacji i pokazywanie, co czeka go po przyjściu do organizacji.

Możesz sobie zadać pytanie: ale po co? Dlaczego mam poświęcać czas potencjalnemu pracownikowi, który być może nigdy nie przyjdzie do firmy? No i właśnie tu jest clou. Nie wykonując żadnych aktywności w stosunku do osoby, która przyjęła naszą ofertę pracy narażamy się na to, że w okresie poprzedzającym zatrudnienie zdecyduje się ona na ofertę innego pracodawcy. Znam wiele takich przykładów. Osoba, która ma w garści ofertę pracy jest łatwym kąskiem dla konkurencji. Czuje się pewnie, bo ma propozycję zatrudnienia, a dodatkowo łatwiej się z nią negocjuje warunki, bo często wystarczy zapłacić więcej, zaoferować fajniejsze, bardziej dopasowane benefity. Jeśli przegapimy ten moment może się okazać, że zostaniemy z niczym – pracownik nie przyjdzie do pracy pierwszego dnia, a my musimy rozpoczynać proces rekrutacji od zera.

Wiemy już czym jest preboarding. Jak zatem do niego podejść?

Zanim rozpoczniesz działania

Przed przystąpieniem do generowania pomysłów na aktywności w procesie preboardingu skoncentruj się na tym, jakie działania już podejmujesz w stosunku do osób, które są zatrudniane do firmy. Warto przeanalizować:

• Sposób składania oferty zatrudnienia
• Proces wypełniania dokumentów
• Kierowanie na badania lekarskie
• Podpisywanie umowy
• Kontakty z pozostałymi osobami/ działami firmy.

Potwierdzasz warunki zatrudnienia w formie mailowej? A może to bezpośredni przełożony odpowiada za tego typu wiadomości? Zweryfikuj, jak wyglądają wiadomości wysyłane do wybranych kandydatów. Może warto wprowadzić szablon maila, który będzie nie tylko zawierał niezbędne informacje, ale też będzie ubrany w sprzyjającą formę oraz szatę graficzną. Taki mały zabieg nie tylko zrobi dobre wrażenie na odbiorcy, ale także może ułatwić pracę menedżerom. Jeśli do tej pory wysyłałeś/-aś ofertę drogą mailową i czekałeś/-aś na odpowiedź, rozważ wprowadzenie dodatkowych elementów. Poza samym przesłaniem warunków, umów się na rozmowę telefoniczną/ bezpośrednią/ online z kandydatem. Zapytaj o wątpliwości, pytania. Zaproponuj wystawienie listu intencyjnego bądź podpisanie umowy przedwstępnej. Te wszystkie aktywności spowodują, że przyszły pracownik może poczuć się zaopiekowany.

Za kwestie formalne przy zatrudnieniu odpowiada zwykle dział kadr. Warto sprawdzić, jak wygląda ten proces i jakie potencjalnie trudności może napotykać przyszły pracownik. Bywają sytuacje, gdy proces wypełniania dokumentów jest żmudny i wymaga bezpośredniej obecności potencjalnego pracownika w biurze firmy. Jeśli czujesz, że nie ma potrzeby zapraszania pracownika do biura, postaraj się wdrożyć ten proces w formie zdalnej. Jeśli nie ma takiej możliwości, wykorzystaj wizytę przyszłego pracownika w biurze. Może to dobry czas na pokazanie przyszłego miejsca pracy? Poznania koleżanek i kolegów z pracy? Wspólny lunch albo kawa? A może przekazanie welcome packa? Wykorzystaj okazję, kiedy przyszły pracownik i tak będzie musiał pojawić się w siedzibie firmy. Zadbaj przy tym o to, aby poinformować przyszłego pracownika o celu spotkania oraz przewidywanym czasie, który powinien zarezerwować na wizytę w firmie. 

Zweryfikuj także, jak wygląda podpisywanie umowy z przyszłym pracownikiem. Czy odbywa się ono „na kolanie” bez możliwości wczytania się w zapisy? A może przyszły pracownik otrzymuje wcześniej treść umowy i ma czas na zadanie pytań oraz rozwianie swoich wątpliwości. To bardzo istotny punkt przyszłego zatrudnienia, więc warto sprawdzić, czy odbywa się prawidłowo i z poszanowaniem potrzeb oraz praw przyszłego pracownika.

Może zdarzyć się sytuacja, że Ty wykonasz swoją pracę związaną z zatrudnieniem nowego pracownika świetnie, a ktoś z innego działu nie zadba o doświadczenie nowej osoby. Sprawdź, czego dotyczą kontakty innych osób z potencjalnym pracownikiem i zadbaj o to, aby były pozytywne.

Preboarding w praktyce

Przejdźmy teraz do tego, co możemy zrobić extra w ramach preboardingu. Po pierwsze – powinniśmy stale podtrzymywać kontakt z przyszłym pracownikiem. Przyszły pracownik powinien mieć poczucie, że ktoś na niego czeka i jest dla niego miejsce w nowej firmie. Najlepiej, jeśli te kontakty inicjuje zarówno osoba z działu HR (jeśli takowy jest w firmie), jak i przyszły przełożony. Możecie wspólnie ustalić harmonogram działań oraz odpowiedzialności. Jeśli często zatrudniacie nowe osoby, stwórzcie stale obowiązujący harmonogram. Jeśli jesteś przełożonym, możesz wysłać przyszłemu pracownikowi zdjęcie biurka, które na niego czeka. Możesz podesłać zdjęcie nowych kolegów wraz z pozdrowieniami. Możecie nagrać krótki filmik. Opcji jest bardzo wiele. Dział HR może wdrażać nowego pracownika przesyłając mu culture book (jeśli takowy obowiązuje w firmie), welcome pack, jakieś broszury czy informacje, które przydadzą się w pierwszych dniach pracy. Wszystkie te aktywności mogą oczywiście być podejmowane jedynie przez przyszłego przełożonego, ale nie polecam, aby wszystkimi aktywnościami zajmował się dział HR. Rola przyszłego przełożonego jest tu bardzo istotna.

Chcesz, aby pracownik czekał na pracę z ekscytacją? Wyślij mu pismo branżowe, jakąś interesującą książkę, podeślij artykuł, który może go zainteresować. Pokaż atrakcyjne szkolenia, które będą na niego czekać w nowym miejscu pracy. To małe elementy, które pomogą Ci podtrzymać zainteresowanie ofertą oraz pobudzić ekscytację nowego pracownika.

Dobrą praktyką w preboardingu jest również wcześniejsze przygotowanie pracownika do rozpoczęcia pracy w nowej organizacji. Pierwsze dni w pracy kojarzą się zwykle z dodatkowym stresem – nowe miejsce, nowi ludzie, nowe zadania i obowiązki. Możemy ułatwić ten etap nowej osobie pokazując, jak będą wyglądały pierwsze dni, przekazując wszelkie niezbędne    informacje, które mogą się okazać przydatne. Jeśli masz takie możliwości, pokaż na osi czasu, co konkretnie spotka przyszłego pracownika. Dodaj do tego wcale nie mniej istotne szczegóły, takie jak miejsce do zaparkowania, czas i miejsce zjedzenia posiłku, dress code. Dzięki tym pozornie nieistotnym informacjom Twój pracownik będzie się czul przygotowany na nowe miejsce pracy.

Czy oczekiwania na nowe miejsce pracy może być ekscytujące? Oczywiście! Wystarczy, że 

Często jako HR-owcy, rekruterzy martwimy się o to, czy nasza oferta jest konkurencyjna, czy potencjalny pracownik w ostatniej chwili nie zrezygnuje z pracy u nas. Te obawy są uzasadnione, jeśli nie dbamy o preboarding. Jeśli pozostawimy przyszłego pracownika samemu sobie, narażamy się na nieprzyjemne konsekwencje. Jeśli jednak zadbamy o kontakt z pracownikiem, a dodatkowo zrobimy coś WOW, nowej osobie będzie ciężko zrezygnować z pracy u nas. I to WOW wcale nie musi oznaczać nic wysokobudżetowego. Wystarczy nasza kreatywność i zaangażowanie.

Jestem bardzo ciekawa, czy wykonujesz działania z zakresu preboardingu w swojej organizacji. A może chciałabyś/ chciałbyś się podzielić jakimś fajnym przykładem?

Jeśli temat Cię zainteresował, a nie masz pomysłu na wdrożenie tego procesu w swojej firmie, daj znać! Z przyjemnością Cię w tym wesprę!