3 rzeczy, o które musisz zadbać rozstając się z pracownikami

Temat rozstań z pracownikami jest zwykle postrzegany jako trudny. Nie lubimy mówić o rozstaniach, zwolnieniach, bo często łączą się z tym negatywne emocje. Niezależnie od tego którą stronę reprezentujemy – pracownika czy pracodawcę. Zdecydowanie dużo więcej czasu i uwagi w HR-ach poświęcamy przyjemniejszym tematom – rekrutacji, onboardingowi, czy też zaangażowaniu pracowników. Unikanie tematu na pewno nie jest dobrym pomysłem, bo to, w jaki sposób podchodzimy do tematu zwolnień w firmie ma wpływ na wiele aspektów. W pierwszej kolejności na to, jak czują się ludzie pracujący w firmie. Ale także na to jak wypowiadają się o nas byli pracownicy. Jak wypadamy w tym kontekście na tle innych pracodawców oraz jak wpływa to na nasz wizerunek jako pracodawcy. Co zatem warto wdrożyć, aby zaopiekować obszar rozstań z pracownikami? Zanim do tego przejdziemy, poznaj Jolę! 

Jola!

Jola pracuje w dziale marketingu. Jest dobrą, lojalną pracownicą, która utożsamia się z organizacją. Nie krytykuje jej działań, nawet jeśli gdzieś w środku nie zawsze popiera postępowanie swojego pracodawcy. Wie, po co przychodzi do pracy i ceni sobie wypracowane schematy, relacje, brak niespodzianek. Prywatnie nie ma super komfortowej sytuacji – dwójka dzieci, ona i mąż „na etacie”. Robią co mogą, żeby nie zaniedbywać czasu spędzonego z dziećmi, być na czas. Jola po latach pracy wybłagała szefową, żeby móc przychodzić do pracy na 7 i już o 15 lecieć na tramwaj do przedszkola i szkoły. I jakoś to wszystko się kręci aż do pamiętnego piątku pod koniec miesiąca. Jola została zaproszona na rozmowę z szefową i pracownicą działu HR. Podczas tego spotkania dowiedziała się, że pracodawca postanowił zlikwidować jej stanowisko pracy. Pandemia i wojna przyczyniły się do spowolnienia, a firma postanowiła poszukać oszczędności. Tą oszczędnością okazała się Jola. Dlaczego akurat ona? Tego się nie dowiedziała. W trakcie spotkania Jola połykała łzy, modliła się o to, żeby rozmowa dobiegła końca. W myślach liczyła budżet i zastanawiała się, jak powie mężowi o tej porażce. Tak – porażce. Podpisała porozumienie stron i myślała tylko o tym, żeby móc wyjść do domu. Niestety szefowa zaprosiła ją na spotkanie z kolegami z zespołu, aby przekazać swoją decyzję. Jola niewiele pamięta z tego spotkania. Było jej głupio, miała do siebie żal, że się rozkleiła. Na szczęście spotkanie dobiegło końca, a ona jak stała, tak wyszła z pracy. 

To o czym przeczytałaś/ przeczytałeś wyżej nie jest odosobnionym przypadkiem. Tak zwykle wygląda perspektywa osób, które są zwalniane z pracy. Niezależnie od tego, czy wykonywały swoją pracę dobrze, czy też nie do końca wywiązywały się z powierzonych obowiązków, towarzyszą im różne emocje. Często jest to rozgoryczenie, niezrozumienie, strach przed brakiem stabilizacji, do której byli przyzwyczajeni. Wiele z tych emocji możemy zaopiekować. Wielu możemy uniknąć dobrze przygotowując się do procesu rozstań z pracownikami. 

Nie zaskakuj!

Nie ma chyba nic gorszego zarówno dla pracownika, jak i menedżera, kiedy rozmowa rozstaniowa jest burzliwa, pełna emocji i nie przebiega tak, jak można się tego spodziewać. Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy dla pracownika zwolnienie jest zaskoczeniem i niemiłą niespodzianką. Zdaję sobie sprawę z tego, że niekiedy pracodawcy mają interes w tym, aby nie informować pracowników o planowanych zwolnieniach. Uważam jednak, że wcześniejsza komunikacja jest konieczna wtedy, gdy przełożony nie jest zadowolony z wykonywanej przez pracownika pracy. Pracownik powinien mieć czas oraz możliwość poprawy. Powinien mieć również świadomość tego, że nie wykonuje swojej pracy na wystarczającym poziomie albo prezentuje postawę, która jest niezgodna z wartościami czy zasadami panującymi w organizacji. Jeśli nie zdaje sobie sprawy ze swoich błędów, rozmowa rozstaniowa może być dla niego niemałym zaskoczeniem. Zanim więc przełożony podejmie decyzję o rozstaniu, powinien przeanalizować przekazywane przez siebie informacje zwrotne, wdrożone programy naprawcze oraz rozmowy, które do tej pory przeprowadzał z pracownikiem. Pracownik powinien mieć wcześniej świadomość tego, że jeśli na przykład nie poprawi swoich wyników, może się liczyć ze zwolnieniem. My HR-owcy powinniśmy wspierać w tym przełożonych. Wsparcie to będzie uzależnione od wielkości oraz specyfiki organizacji. Jeśli w firmie przeprowadzane są oceny okresowe, zapewne wcześniej będziemy mieli dostęp do danych, na podstawie których są podejmowane decyzje personalne. W takiej sytuacji powinniśmy zweryfikować, jakie czynności zostały bądź są planowane w stosunku do konkretnego pracownika. Jeśli pracujemy w firmie, w której nie ma ocen okresowych, a jedynie bieżący feedback, powinniśmy cyklicznie weryfikować planowane decyzje personalne oraz sprawdzać, jakie działania zostały wdrożone przed decyzją o rozstaniu.

Zadbaj o komfort pracownika

Nie zawsze rozstanie z pracownikiem jest determinowane złą postawą bądź niewłaściwym wykonywaniem obowiązków. Często powody leżą po stronie pracodawcy – spowolnienie, brak projektów, pandemia, wojna, to tylko kilka przykładów czynników, które mogą wpłynąć na decyzję o rozstaniu. Niezależnie od tego, co jest powodem rozstania, powinniśmy zadbać o komfort odchodzącego pracownika. Począwszy od kwestii formalnych, przez odpowiednie przygotowanie rozmowy, jej przeprowadzenie oraz następujący po niej offboarding. Pamiętasz Jolę z początku artykułu? Jola bardzo przeżyła decyzję pracodawcy o rozstaniu. Podczas spotkania nie dowiedziała się, dlaczego do zwolnienia została wybrana akurat ona. Podpisała dokumenty nawet ich nie czytając – nikt nie pokusił się o to, aby jej wytłumaczyć, co oznacza złożenie podpisu na porozumieniu stron. Na koniec poszła na spotkanie, na którym wcale nie chciała być. Kiedy spojrzymy na to z perspektywy przełożonej Joli, możemy mieć poczucie, że wszystko poszło po jej myśli. Spotkanie przebiegło bez niespodzianek, Jola zgodziła się na porozumienie stron, a dodatkowo ze spokojem uczestniczyła w spotkaniu z kolegami i koleżankami z zespołu. Wszystkie punkty odhaczone. Tylko czy na pewno? Czy Jola ma poczucie zaopiekowania? Czy na koniec dnia ma poczucie, że pracodawca w osobie przełożonej zadbał o jej komfort w tym niełatwym momencie? Z całą pewnością nie. Zanim zatem pomyślimy o naszym interesie, powinniśmy zastanowić się, co warto wdrożyć, aby ułatwić pracownikowi proces odejścia z organizacji. To teraz przejdźmy do konkretów – co możemy zrobić?

• Zadbajmy o kwestie formalne

Dopilnujmy tego, aby pracownik miał możliwość zapoznania się z dokumentem, który otrzymuje do podpisu i miał sposobność, aby go skonsultować, jeśli ma taką potrzebę. Zanim więc przełożony ucieszy się, że pracownik podpisał porozumienie stron, niech dokładnie objaśni pracownikowi, co to porozumienie dla niego oznacza. Jeśli przełożony nie ma wystarczającej wiedzy, aby wszystko objaśnić bądź pracownik chce skonsultować pewne kwestie z osobą trzecią, stwórzmy taką możliwość. Zaprośmy na spotkanie osobę np. z działu kadr albo działu prawnego (jeśli takowe u nas funkcjonują) albo miejmy ją w odwodzie. Dzięki temu pracownik będzie mógł zadać pytania o interesujące go kwestie oraz podjąć decyzje w oparciu o rzetelne informacje. Pracownik wychodzący ze spotkania rozstaniowego powinien mieć pełną wiedzę na temat sposobu wypowiedzenia umowy, okresu wypowiedzenia, sposobie wykorzystania urlopu, zwolnienia na poszukiwanie pracy czy np. zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

• Odpowiedzmy na potrzeby pracownika

Pracownicy bardzo różnie reagują na moment zwolnienia. Mogą potrzebować zaraz po rozmowie wyjść z miejsca pracy. Mogą chcieć porozmawiać z kimś bliskim. Dajmy na to przestrzeń. Nawet jeśli w planach mieliśmy spotkanie z zespołem czy inny ważny punkt w kalendarzu. Dajmy pracownikowi czas na ochłonięcie. Jeśli przeprowadzamy rozmowę w piątek, a tak zwykle bywa, wszyscy mają weekend na ochłonięcie i zebranie myśli. To bardzo ważne, aby w tym niecodziennym momencie zwracać uwagę na potrzeby osoby, która (być może) straciła grunt pod nogami. Przed spotkaniem zastanówmy się, co możemy zaproponować pracownikowi. W trakcie spotkania również bądźmy otwarci na potrzeby pracowników.

• Ułatwmy offboarding

Odchodzenie z pracy wiąże się z koniecznością zakończenia projektów, przekazania zadań, pożegnania się z klientami, współpracownikami. Ponadto odejście z miejsca pracy wymaga zdania sprzętu, wyczyszczenia komputera, podpisania obiegówki i innych czynności, które są wymagane przez prawo albo zasady panujące w organizacji. Ułatwmy pracownikowi te zadania – przykładowo poprzez stworzenie formularza online, dzięki któremu nie będzie potrzeby kontaktowania się z innymi działami w sprawach administracyjnych. Z dodatkowych rzeczy, polecam przeprowadzenie exit interview, dzięki któremu będziemy wiedzieli, jakie elementy w naszej organizacji są oceniane pozytywnie, a jakie nie. Oczywiście tego typu wywiad będzie przydatny tylko wtedy, gdy będziemy korzystać z feedbacku przekazanego przez odchodzących albo byłych pracowników. W innym wypadku, szkoda naszego czasu na przeprowadzanie wywiadów końcowych. Jeśli mamy na to przestrzeń, możemy zaproponować odchodzącemu pracownikowi konsultację CV, przekazanie kontaktu do otrzymania referencji bądź udostępnienie ich na przykład na LinkedInie. Zwykle tego typu aktywności nie wymagają wiele czasu od pracodawcy, a mogą ułatwić pracownikowi znalezienie nowej pracy. Jeśli mamy taką możliwość, pozostawmy pracownikowi sprzęt na czas okresu wypowiedzenia, nawet jeśli nie świadczy on pracy. Szczególnie mam tu na myśli komputer, telefon, samochód. Takie działania na pewno spowodują, że pracownik będzie miał więcej czasu na organizację swojego życia po rozstaniu z pracodawcą.

Przygotuj przełożonego do rozmów rozstaniowych

Możemy przygotować procedury, narzędzia, stworzyć świetny program offboardingowy, ale wszystko będzie na nic, jeśli nie przygotujemy do rozstań bezpośrednich przełożonych. W swojej pracy wielokrotnie uczestniczyłam w rozmowach rozstaniowych i wiem, że u przełożonych tego typu rozmowy także bardzo często wywołują stres. Dobrze by było, aby wszystkie sytuacje stresowe były przepracowane wcześniej, zanim dojdzie do rozmowy rozstaniowej. Możemy zorganizować warsztat, podczas którego menedżerowie będą mieli okazję poznać strukturę rozmowy rozstaniowej, a także przećwiczyć różne reakcje na sytuacje, które mogą ich spotkać podczas zwalniania pracowników. Nie da się przygotować do każdej sytuacji, ale już samo spotkanie osób, które mają do czynienia ze zwolnieniami może być platformą do dzielenia się doświadczeniami, sposobami wybrnięcia z trudnych sytuacji.

Wrócę jeszcze na moment do Joli 😊 Dla niej samo zwolnienie było trudnym doświadczeniem. Na pewno byłoby jej łatwiej, gdyby rozmawiała z kompetentnym przełożonym, otwartym na jej potrzeby oraz reakcje. Przygotowany przełożony dokładnie wytłumaczyłby jej sytuację, wziąłby odpowiedzialność za swoją decyzję. Dodatkowo przekazałby Joli plusy i minusy podpisania porozumienia stron. Zapytałby o to, czy ma ochotę spotkać się z zespołem, czy jest na siłach. Okazałby swoje zainteresowanie oraz zaproponował pomoc. Może dzięki temu Joli łatwiej byłoby przejść przez ten trudny moment?

Zdaję sobie sprawę z tego, że temat zwalniania pracowników i rozstawania się nie jest sexy. Wierzę jednak, że możemy zrobić sporo, aby ułatwić pracownikom ten niecodzienny moment. Jeśli masz pytania związane z tym obszarem, chciał(a)byś coś skonsultować, zapraszam. Nie jest to pierwszy ani ostatni artykuł, który napisałam w tym temacie. Wkrótce pojawią się kolejne, także te, które będą zahaczały o kwestie prawne. Już dziś zapraszam do lektury 😊