Onboarding w małej firmie

W ostatnim czasie coraz więcej mówi się o roli onboardingu w zarządzaniu ludźmi. O tym, jak bardzo jest to ważny etap, a przy okazji często pomijany. Pisze się o nim głównie w kontekście dużych organizacji, które mają zasoby niezbędne do prawidłowego zaprojektowania procesu wdrożenia pracowników, a tego nie czynią. Dziś jednak, zainspirowana rozmową z bliską mi osobą, chcę się skupić na temacie onboardingu w małej firmie.

Od czego zacząć?

Zacznijmy od tego, że w małych firmach bardzo często nie ma działu HR. Zadania z zakresu HR wykonują przełożeni, kierownictwo, bardzo często przy wsparciu działu kadr czy sekretariatu. Niezależnie od tego, z jaką sytuacją organizacyjną mamy do czynienia i czy mamy choć namiastkę HR, warto przypisać odpowiedzialność za wdrożenie procesu onboardingu konkretnej osobie/ osobom bądź jednostce. Dzięki temu będziemy mieć właściciela projektu, łatwiej będzie go przeprowadzić i wdrożyć w firmie. Od czego rozpocząć działania? Od analizy sytuacji! W pierwszej kolejności warto zebrać doświadczenia osób, które były ostatnio wdrażane. W jaki sposób to zrobić? Najlepiej zaprosić te osoby na spotkania indywidualne albo wspólny warsztat, podczas którego będą miały okazję przekazać swoje wrażenia oraz doświadczenia z etapu wdrażania do pracy. Wspólne spotkanie może być także dobrą okazją do zdobycia wiedzy, w jaki sposób procesy wdrożenia wyglądają w innych organizacjach oraz jakie są w tym względzie potrzeby nowych pracowników. Jeśli zatem na przykład w ciągu ostatniego roku kilka nowych osób dołączyło do firmy, zaproś je na spotkanie i zachęć do podzielenia się swoim doświadczeniem oraz przemyśleniami.

Zapytaj o to:

• jakiej wiedzy potrzebowały na początek?
• czego zabrakło im we wdrożeniu?
• w jakiej formie potrzebowały informacji?
• jaka wiedza okazała się przydatna?
• jakie informacje były zbędne?
• kto przekazywał pożyteczne informacje?
• ile czasu potrzebowały na wdrożenie?
• jakimi kanałami szukały informacji?

Tych pytań oczywiście może być więcej. Ważne jest to, aby zachęcić młodych stażem pracowników do dyskusji oraz do proponowania rozwiązań. Pokaże im to, że ich głos jest ważny dla organizacji, a jednocześnie przyczyni się do zdobycia wiedzy od osób, które mają najświeższe doświadczenia wdrożeniowe.

Zaproś do pracy przełożonych

Kolejnym krokiem powinno być zaangażowanie w tworzenie procesu wdrożenia bezpośrednich przełożonych. Tu również możemy pokusić się o rozmowy indywidualne oraz warsztat, podczas którego zostaną wypracowane konkretne działania w kontekście procesu onboardingu. Spotkanie grupowe jest o tyle pożyteczne, że pomysły mogą być od razu zderzone z rzeczywistością – które z nich są możliwe do realizacji, a które nie. Które zabrałyby zbyt dużo czasu przełożonym czy też działowi HR, jeśli takowy istnieje. Spotkanie grupowe może być także przyczynkiem do refleksji przełożonych, co mogliby robić inaczej, lepiej, bardziej dostosowywać do grupy odbiorców, jakimi są nowi pracownicy. To także moment na wzajemne inspirowanie się i dzielenie wiedzą.

Opracuj plan działania

Jeśli jesteś już wyposażona/-y w wiedzę, jak wygląda proces obecnie i jakie są w tym względzie potrzeby nowych pracowników, wypracuj cele, które chcesz osiągnąć oraz przyporządkuj do nich konkretne działania. Pamiętaj także o tym, że proces onboardingu nie rozpoczyna się z dniem przyjścia do pracy nowego pracownika, a zdecydowanie wcześniej. Punkty, które znajdziesz poniżej wyjaśniają poszczególne etapy procesu wdrożenia pracownika wraz z konkretnymi działaniami. Pamiętaj o przypisaniu odpowiedzialności za każdy z poszczególnych etapów procesu wdrożenia konkretnej osobie/ jednostce.

• ZŁOŻENIE OFERTY – przygotowanie oferty, przedstawienie jej, akceptacja
• KWESTIE FORMALNE – przygotowanie dokumentów, zapoznanie z umową, regulaminami, zlecenie badań, zapoznanie z zasadami dotyczącymi benefitów, szkolenia BHP, RODO, itp.
• KWESTIE ORGANIZACYJNE – przygotowanie narzędzi pracy, dostępów, miejsca w biurze, narzędzi do pracy zdalnej, odzieży, komputera, itp.
• PREBOARDING– wszystkie aktywności przed pierwszym dniem w pracy, które wykonujemy w stosunku do osoby, która przyjęła nasza ofertę – o preboardingu pisałam szerzej tu: WPIS O PREBOARDINGU
• WPROWADZENIE PRACOWNIKA W ORGANIZACJĘ – przedstawienie miejsca, ludzi, kultury organizacji, wartości, misji, wizji, zasad, polityk oraz procesów obowiązujących w firmie
• WDROŻENIE DO ZESPOŁU – zapoznanie z zespołem, zadaniami wspólnymi oraz indywidualnymi, zasadami współpracy
• WPROWADZENIE PRACOWNIKA W ROLĘ – zapoznanie z zakresem zadań, obowiązków, oczekiwań, zasad rozliczania

Punkty, które widzisz powyżej mogą przytłaczać, jednak warto je wszystkie przeanalizować, nawet jeśli odpowiedzialność za nie dotyczy jednej czy dwóch osób w firmie. Dopiero przejście przez wszystkie etapy wdrożenia wraz z przypisaniem zadań i odpowiedzialności, może doprowadzić do stworzenia takiego procesu onboardingu, który będzie odpowiadał na potrzeby nowych osób. Ale to nie wszystko!

Pierwszy dzień w pracy

Pierwszy dzień w pracy jest bardzo ważny zarówno dla nowego pracownika, jak i firmy. Nie idź na spontan, tylko dobrze przygotuj organizację do tego dnia. Osoby odpowiedzialne za kwestie formalne, powinny mieć gotowe umowy, dokumenty, jeśli nie były one wcześniej podpisane. To właśnie od tego elementu powinien się rozpocząć pierwszy dzień w pracy nowego pracownika. Wszystkie dostępy i narzędzia pracy również powinny czekać na nową osobę. Mogłabym tu wymieniać i wymieniać, ale łatwiej będzie Ci pracować z checklistą oraz harmonogramem pierwszego dnia pracy. Zanim nasz nowy pracownik wejdzie do firmy, checklista zawierająca wszystkie elementy onboardingu powinna być sprawdzona, a harmonogram powinien być przedstawiony nowej osobie. Dobrym pomysłem jest wysłanie planu pierwszego dnia nowemu pracownikowi jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Jeśli jednak obawiasz się, że pracownik nie przyjdzie do pracy bądź z jakiegoś powodu nie chcesz wysyłać takiego harmonogramu wcześniej, dobrze jest po przywitaniu pracownika pójść z nim na kawę i przedstawić punkt po punkcie, co wydarzy się tego dnia. Dzięki temu pracownik będzie miał poczucie, że trafił do firmy, która ma zorganizowany proces wdrożenia. Pierwszy dzień obfituje zwykle w mnóstwo aktywności, nowej wiedzy oraz doświadczeń. Zadbaj o to, aby nowy pracownik miał okazję do przekazania feedbacku – czy to po pierwszym dniu, czy po kilku dniach pracy, a w zasadzie wdrażania się w organizację i pracę.

Wdrożenie nie trwa 1 dzień

Po jakim czasie pracownik staje się w pełni kompetentny i produktywny w nowej organizacji? Badania mówią, że po ok 90 dniach, jednak zależy to na pewno od specyfiki stanowiska czy organizacji. Im mniejsza organizacja, tym mniej czasu potrzeba na wdrożenie pracownika. Warto jednak pamiętać przy tej okazji, że wdrożenie nie kończy się po jednym czy nawet kilku dniach. Pracownik będzie w międzyczasie miał pytania, wątpliwości i potrzebował wsparcia. Jeśli przełożony nie ma zasobów czasowych na to, aby być codziennym wsparciem dla nowej osoby, warto rozważyć zaangażowanie dodatkowej osoby. Może to być starszy stażem kolega czy koleżanka z zespołu albo innego działu. Warto przygotować taką osobę do pełnienia dodatkowej funkcji, odpowiedzieć na jej pytania oraz przekazać zakres odpowiedzialności w nowej roli.

Sprawdzaj, próbuj, usprawniaj

Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu, będziesz mieć poczucie, że wiesz, co warto zrobić, aby Twoja firma albo firma, w której pracujesz zadbała o proces wdrożenia pracowników. Po stworzeniu procesu wdrożenia, monitoruj go i zbieraj feedback. Sprawdzaj, które elementy działają, a które wymagają poprawy. Pytaj nowych pracowników, czego brakowało im w procesie, czego było za dużo albo było kompletnie nieprzydatne. Nie zapominaj przy tym o ułatwianiu pracownikom procesu wdrożenia. Sprawdzaj, jak wygląda etap podpisywania umowy czy uzupełniania dokumentów, w jaki sposób dział kadr kontaktuje się z nowym pracownikiem – może tu znajdzie się jakieś pole do usprawnienia procesu. Pytaj, próbuj i nie bój się popełniać błędów. Trzymam za Ciebie kciuki!