Ocena okresowa – 3 najczęściej popełniane błędy

Zbliża się ocena okresowa, a pracownicy już ciskają gromy w kierunku działu HR? Menedżerowie przewracają oczami, bo będą musieli wcisnąć w swoje obowiązki dodatkowe zadania związane z oceną? Pracownicy obawiają się konsekwencji oceny? Atmosfera wokół oceny okresowej bywa często właśnie taka. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zapobiec najczęstszym błędom przy przeprowadzaniu oceny okresowej.

Brak poczucia sensu

Przeprowadzenie oceny okresowej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami zarówno dla działu HR, jak i przełożonych oraz pracowników. I o ile dział HR bardzo często ma w swoich celach cykliczną ocenę okresową, o tyle inne działy traktują zadania związane z oceną jako dodatkowy obowiązek. I jeśli nie będą widziały celu, tak będzie zawsze. A umówmy się! Jeśli przełożony będzie traktował ocenę okresową jak formalność, nieznośny obowiązek, który musi wykonać, podobne podejście będą mieli także jego podwładni. Zanim zatem ruszymy z formularzami oceny, zastanówmy się, co wynika z oceny zarówno dla przełożonego, współpracowników, jak i pracowników. Czy wyniki oceny rzutują na ewentualne awanse, podwyżki, wyznaczają ścieżkę rozwoju? Czy bezpośredni przełożony po wynikach oceny ma realne możliwości wpływania na ścieżkę rozwojową pracownika? Czy wyniki oceny okresowej są przyczynkiem do podejmowania decyzji personalnych?

Ocena okresowa to moment, aby zweryfikować, jak rozwijają się kompetencje stanowiskowe i ogólnofirmowe danego pracownika, jak realizowane są założone cele, nad czym warto popracować, co wzmocnić.

Jeśli pracownicy i przełożeni nie będą mieli poczucia, że z oceny okresowej wynika dla nich coś pożytecznego, nie licz na to, że z entuzjazmem przyjmą informację o zbliżającej się ocenie. Zanim więc rozpoczniesz w organizacji proces oceny, sprawdź co o ocenie myślą ludzie w firmie. Zadaj im pytanie, co dla nich wynika z procesu oceny. Jakie jest ich podejście do procesu. Nie bój się też pytać o problemy, które dla nich wynikają z oceny. Jakie przeszkody napotykają? Dlaczego nie widzą pozytywów albo widzą ich niewiele? Pozyskane informacje powinny stanowić punkt wyjścia do pracy nad procesem oceny okresowej w Twojej organizacji.

Brak bieżącego feedbacku

Ocena okresowa – jak sama nazwa wskazuje, powinna być przeprowadzana w konkretnych odcinkach czasowych. Nie oznacza to jednak, że przeprowadzany raz bądź dwa razy do roku proces oceny okresowej załatwi nam informację zwrotną. Jeśli moment oceny jest jedynym, w którym pracownik i przełożony pochylają się nad wynikami, poziomem realizacji celów, taka ocena niewiele wniesie, a dodatkowo może wywołać bardzo negatywny odbiór. 

Ciężko zresztą rozmawiać o tym, co działo się pół roku wstecz, czy nawet wcześniej. Ocena okresowa powinna być de facto podsumowaniem feedbacków, które są przeprowadzane na bieżąco bądź w krótkich odstępach czasu. Szukając analogii, choć nie idealnej – przyznaję, pokusiłabym się o stwierdzenie, że wyniki oceny okresowej możemy porównać do ocen końcowych na półrocze czy koniec roku w szkole. Są one odzwierciedleniem ocen cząstkowych i tak właśnie powinniśmy podchodzić do procesu oceny. Zbierane na bieżąco feedbacki powinny być podsumowane w czasie przeprowadzania oceny okresowej i powinny stanowić punkt wyjścia do rozmów o przyszłości pracownika w organizacji. Na co dzień przełożeni nie mają zwykle czasu, aby zastanawiać się nad Jest to również dobry moment na to, aby zastanowić się nad dalszym rozwojem pracownika w organizacji, zapytać o osobiste cele oraz przeszkody w realizacji celów.

Braki w organizacji

Proces oceny powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby służył realizacji założonych celów. W praktyce oznacza to, że wszystkie osoby, które biorą udział w procesie powinny mieć pełną wiedzę kogo oceniają, w jakim zakresie czasowym, w jaki sposób, jakie kryteria zostały przyjęte do oceny oraz jaka jest skala. Pracownicy muszą znać definicje poszczególnych kompetencji oraz mieć do dyspozycji skalę, która służy sprawiedliwej ocenie. Wszystkie osoby biorące udział w ocenie powinny mieć również komfortowe warunki – nikt nie powinien na nikogo wpływać, ale też, co bywa często zmorą tego typu procesów, mieć odpowiedni czas na wypełnienie formularzy oraz spotkania podsumowujące ocenę. Wielokrotnie byłam świadkiem wypełniania formularzy na ostatnią chwilę, na szybko oraz rozmów po ocenie organizowanych jednego dnia dla wszystkich pracowników, w krótkich odstępach czasu. Ocena powinna być tak zaprojektowana, aby każdy uczestnik miał wystarczająco dużo czasu na komfortowe wypełnienie formularzy, zgłoszenie ewentualnych problemów, a także odbycie spotkań. Już sam moment roku, w którym przeprowadzana jest ocena, również powinien być przemyślany – zgodny z kalendarzem wydarzeń firmowych oraz uwzględniający czas wzmożonej absencji, jak np. wakacje czy przerwy świąteczne, które są często przedłużane przez pracowników. Warto także wspomnieć o narzędziach oceny, czyli systemach online, które wspierają proces oceny. Powinny być one intuicyjne i wspierać użytkowników w procesie. Nie powinny przysparzać użytkownikom kłopotów oraz stresu.

Ocena okresowa to proces, który może przynieść organizacji oraz pracownikom wiele korzyści, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zaprojektowany oraz przeprowadzany. Jeśli w firmie, w której pracujesz funkcjonuje proces oceny, sprawdzaj na bieżąco, z jakimi wyzwaniami i kłopotami mierzą się pracownicy oraz przełożeni. Zanim rozpocznie się ocena, zbierz feedback po poprzedniej i postaraj się wdrożyć usprawnienia. Pokazuj pracownikom, że dział HR nie tylko słucha, ale też wdraża działania, które poprawią proces oceny.