Rekrutacja zgodna z prawem – jakie dane można pozyskiwać od kandydatów?

Temat danych, które możemy pozyskiwać w procesie rekrutacji i selekcji pracowników budzi spore wątpliwości. Nic dziwnego, aby pozyskać pracownika jak najbardziej wpisującego się w nasz profil musimy sprawdzić jego umiejętności, wiedzę, kompetencje. Chcemy się dowiedzieć jak najwięcej, aby podjąć prawidłową decyzję rekrutacyjną. Niestety przepisy prawa nie ułatwiają nam tego zadania i bardzo mocno ograniczają katalog informacji, których możemy oczekiwać od osób ubiegających się o pracę. W dzisiejszym wpisie podzielę się z Wami informacjami na temat danych, których możemy żądać w procesie naboru pracowników. Opiszę także kwestię danych nadmiarowych, które kandydaci przekazują nam dobrowolnie. Swój wpis oparłam o przepisy z zakresu prawa pracy oraz RODO.

Dlaczego kwestia danych budzi dziś wątpliwości?

Zacznijmy od tego, że na przestrzeni ostatnich lat dość mocno zmieniły się uregulowania dotyczące danych, które możemy pozyskiwać od kandydatów, czyli osób ubiegających się o pracę w naszej firmie. 

Do 2019 roku poza przepisami kodeksu pracy, które regulowały kwestię danych pozyskiwanych od kandydatów. obowiązywało Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej, na mocy którego pracodawca mógł żądać od osoby ubiegającej się o pracę dość szerokiego zakresu dokumentów. Zgodnie z § 1.1. uchylonego aktu prawnego pracodawca mógł żądać od osoby ubiegającej się o pracę:

• wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii
• świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy
• świadectwa ukończonej szkoły podstawowej – w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwskazań do pracy na określonym stanowisku
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie mogła przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Analizując uchylone rozporządzenie możemy skonstatować, że zakres danych przekazywanych potencjalnemu pracodawcy był dość szeroki – świadectwo pracy zawiera przecież nie tylko informacje dotyczące zajmowanych stanowisk, ale także kwestie zajęć komorniczych wynagrodzenia za pracę czy też L4.

Przepisy się zmieniły, niestety jednak wciąż można znaleźć w sieci artykuły, które odnoszą się wprost do nieaktualnych przepisów, a część pracodawców nadal żąda od kandydatów danych i dokumentów, powołując się na nieaktualne uregulowania. Zanim więc poprosisz osobę ubiegającą się o zatrudnienie o podanie konkretnych danych, zapoznaj się z dalszą częścią mojego artykułu. 

Jakich danych możemy żądać od osoby ubiegającej się o pracę?

Projektując proces rekrutacji i selekcji bądź po prostu biorąc w nim czynny udział powinniśmy przede wszystkim zwrócić uwagę na uregulowania dotyczące danych zawarte w kodeksie pracy oraz RODO. Kodeks pracy w art. 22¹ wymienia wprost dane, których pracodawca może ŻĄDAĆ od osoby ubiegającej się o pracę. Są to:

1. imię (imiona) i nazwisko
2. data urodzenia
3. dane kontaktowe wskazane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie
4. wykształcenie
5. kwalifikacje zawodowe
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Co ważne, wymieniony przeze mnie powyżej katalog danych ma charakter zamknięty, a co za tym idzie, pracodawca nie może żądać podania przez kandydata danych wykraczających poza zakres określony w kodeksie. Wyjątek stanowią dane, które można pozyskiwać dodatkowo, jeżeli jest to wyraźnie wskazane w przepisie prawa. Przykładem może być zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego, które jest wymagane w przypadku zatrudnienia pracowników służby cywilnej czy na przykład licencjonowanych pracowników ochrony. W pozostałych przypadkach, gdy nie mamy do czynienia z sytuacją szczególną opisaną w konkretnym przepisie prawa, nie możemy prosić kandydatów o podanie danych nadmiarowych, bo nie mamy do tego podstawy prawnej. Dodatkowo, jeśli chodzi o trzy ostatnie punkty cytowanego przepisu (wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia) możemy żądać podania tych danych tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. 

Co to oznacza w praktyce? Jeśli poszukujemy kandydata/ kandydatki na stanowisko w dziale marketingu, możemy żądać podania danych, które odnoszą się do wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia jedynie w obszarze marketingu. Pozostałe doświadczenia czy wykształcenie np. w obszarze sprzedaży, administracji nie będą konieczne do ubiegania się o pracę w dziale marketingu. Co za tym idzie nie będziemy mieli podstaw do żądania tych danych. 

Obecnie obowiązujące przepisy nałożyły w zasadzie na pracodawców konieczność oceny, które dane są niezbędne do zatrudnienia konkretnej osoby. Nie na wszystkich bowiem stanowiskach uzasadnione jest gromadzenie danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Jeśli natomiast zdarzyłaby się sytuacja, w której kandydat odmawia podania danych, podstawowych, które są zawarte w kodeksie pracy, masz prawo odrzucić kandydaturę takiej osoby. Ustawodawca zawarł w art. 22¹ kodeksu pracy określenie „pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienia podania danych osobowych”, dlatego też kandydat nie ma możliwości odmówienia podania tych danych.

Co zrobić z dodatkowymi danymi przekazywanymi przez kandydatów?

Biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy prawne, pracodawca jako administrator danych osobowych powinien w procesie naboru stosować się do zasady minimalizacji danych osobowych w zakresie ich przetwarzania. W praktyce oznacza to, że przyszły pracodawca ma możliwość żądania jedynie określonego zakresu danych osobowych od kandydatów i nie może zbierać danych „na zapas” czy „na wszelki wypadek”. Praktyka jest jednak taka, że kandydaci tworząc swoje dokumenty aplikacyjne zawierają szereg informacji, które wykraczają poza zakres wskazany w kodeksie pracy. Przykładem pierwszym z brzegu może być zdjęcie, które jest zwykle standardem w CV, a nie mieści w się w katalogu zamkniętym danych umieszczonym w kodeksie pracy. W takiej sytuacji możliwe jest przetwarzanie danych dodatkowych dobrowolnie przekazanych przez kandydata i co warte zauważenia, nie ma konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody na przetwarzanie tych danych osobowych. Jest to związane z obecnym kształtem definicji określenia „zgoda”. Zgodnie z art. 4 pkt. 11 RODO, „zgoda” osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Umieszczenie przez kandydata dodatkowych danych do dokumentów aplikacyjnych możemy uznać za jednoznaczne okazanie woli.

Wyjątek będzie stanowiło przekazanie przez kandydata danych wrażliwych, które zawarte są w art. 9 pkt. 1 RODO (pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, dane biometryczne w celu zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. W tego typu przypadkach konieczne jest uzyskanie odrębnej, wyraźnej zgody kandydata na przetwarzanie danych wrażliwych. Jeśli pracodawca nie uzyska takiej zgody, powinien dane usunąć.

Podsumowanie

Odnoszę wrażenie, że obecne przepisy prawa w obszarze danych osobowych stoją w sprzeczności z praktyką wielu pracodawców w Polsce. Biorąc udział w procesie rekrutacyjnym pamiętaj o następujących kwestiach:

• proś kandydata jedynie o te dane, które mieszczą się w katalogu zamkniętym umieszczonym a art. 22¹ kodeksu pracy
• sprawdzaj jedynie te kwestie (wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie), które są związane ze stanowiskiem, na które rekrutujesz
• pamiętaj o tym, że nie możesz prosić kandydatów o podanie dodatkowych danych, jeśli nie możesz powołać się na konkretny przepis prawa
• jeśli kandydat przekaże Ci dane wrażliwe, zadbaj o zgodę na ich przetwarzanie bądź natychmiast je usuń
• nie dyskryminuj kandydatów ze względu na dane, które nie mieszczą się w katalogu danych z art. 22¹ kodeksu pracy
• jeśli kandydat nie poda danych zawartych w kodeksie pracy, możesz odrzucić jego kandydaturę.

Mam nadzieję, że tym wpisem rozwiałam trochę wątpliwości związanych z danymi osobowymi w procesie rekrutacji. Artykuł ten jest częścią cyklu REKRUTACJA ZGODNA Z PRAWEM, który postanowiłam wprowadzić na swoim blogu.

Jeśli wpis okazał się pomocny, zostaw komentarz, udostępnij go innym.