Inny wymiar interview

Podczas niedawnych zajęć pytałam studentów czy uczestniczyli kiedykolwiek w exit interview lub spotkali się z taką praktyką w swoich miejscach pracy. Bynajmniej, żadna z zapytanych przeze mnie osób nie została poproszona o podzielenie się swoją opinią o pracodawcy na końcowym etapie współpracy lub już po zakończeniu stosunku pracy. Trochę mnie to zdziwiło, bo praktycznie wszyscy studenci pracowali i w większości mogli pochwalić się kilkoma doświadczeniami zawodowymi. Nie szukając daleko, sama także nigdy nie zostałam zaproszona do wywiadu wyjściowego, jak niekiedy nazywa się exit interview.

Exit interview, czyli co?

Mianem exit interview określa się rozmowę wyjściową z pracownikiem, który zdecydował się na kontynuowanie kariery zawodowej poza daną organizacją, czyli, mówiąc wprost, postanowił odejść z firmy. Celem exit interview jest poznanie przyczyn odejścia, ocena organizacji przez osobę odchodzącą oraz niekiedy próba zatrzymania pracownika w firmie. Exit interview przeprowadza zazwyczaj pracownik działu HR lub przełożony odchodzącej osoby. Z mojego punktu widzenia sensowniejsze wydaje się być zaangażowanie HR-u w przeprowadzenie wywiadu wyjściowego, bo możemy wtedy liczyć na większą otwartość ze strony pracownika. Nie każda osoba będzie chętna do wyrażenia szczerej opinii o firmie, z którą się rozstaje, jednak jeśli nie spróbujemy, nie będziemy mogli liczyć na jakikolwiek feedback. Większej otwartości służyć będzie też otwarta komunikacja firmy o tym, że exit interview jest standardowym elementem odejścia z pracy. Należy jednak pamiętać, że za taką deklaracją powinny pójść czyny i każdy, kto odchodzi z organizacji powinien mieć możliwość wypowiedzenia się. Nie pomijamy więc w tym procesie żadnych osób, nawet jeśli podejrzewamy, że nie będą skłonni podzielić się z nami informacją zwrotną.

Dlaczego warto?

Czy exit interview powinien być przeprowadzany tylko i wyłącznie wśród pracowników, którzy sami podjęli decyzję o rozstaniu? Co robić w przypadku osób, z którymi rozstajemy się na zasadzie porozumienia stron? Moim zdaniem powinniśmy pójść o krok dalej i prosić o feedback każdego, kto rozstaje się z organizacją, niezależnie od tego która strona podjęła ostatecznie taką decyzję. Bo czy gorsza jest opinia osoby, z którą to firma postanowiła się rozstać? Czy taki pracownik powinien być pominięty? Oczywiście, że nie! Każdy, niezależnie od sytuacji, powinien mieć możliwość wypowiedzenia się, wskazania tego co ceni w firmie, co by w niej zmienił i czy poleciłby ją znajomemu. Otwartość na informację zwrotną od odchodzących pracowników nie tylko może pomóc nam zlokalizowaniu słabych stron, ale pozytywnie wpłynie też na nasz wizerunek jako pracodawcy i, co ważne, ograniczy ilość negatywnych komentarzy w sieci, które pozostają anonimowe. Jeśli nie „zaopiekujemy” byłych pracowników, możemy narazić się na lawinę anonimowych komentarzy w sieci, którymi trudno jest zarządzać. Poza chęcią przeprowadzania exit interview powinniśmy zastanowić się nad tym w jaki sposób spożytkujemy informacje przekazywane na końcowym etapie współpracy z pracownikami. Czy będziemy je dołączać do oceny satysfakcji pracowników, czy może na bieżąco będziemy starali się je analizować i wypracowane na ich podstawie zmiany, w miarę możliwości, wprowadzać w życie.

Decyzja o wdrożeniu do organizacji exit interview pociąga za sobą konieczność zaplanowania zasobów (kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzanie rozmów) oraz skonstruowania zasad (w jakim czasie przeprowadzany będzie wywiad wyjściowy, w jakiej formie, jaki feedback nas interesuje, gdzie będziemy gromadzić informacje). Wierzę, że właściwe ustawienie tego procesu pozwoli pracodawcy na zmniejszenie rotacji pracowników i oferowaniu rozwiązań zgodnych z ich potrzebami.