Referencje, czyli jak uzyskać użyteczną i zgodną z prawem opinię na temat kandydata

Kilka dni temu na jednej z grup na FB, która skupia HR-owców pojawił się temat pozyskiwania referencji na temat kandydatów będących w procesie rekrutacyjnym. Postanowiłam przyjrzeć się bliżej tematowi od strony prawnej oraz podzielić się z Wami swoimi doświadczeniami związanymi z pozyskiwaniem opinii o kandydatach.

Po pierwsze – czy można?

Na samym wstępie chcę wyjaśnić, jak od strony RODO wygląda kwestia pozyskiwania referencji od kandydatów. Osoby biorące udział w procesach rekrutacyjnych zwykle chętnie przekazują kontakty do referencji, a często nawet w CV możemy znaleźć informacje kierujące nas do bezpośredniego kontaktu z byłymi przełożonymi czy klientami. Ale czy to oznacza, że możemy zadzwonić do byłego pracodawcy z prośbą o opinię? Niestety nie. Kandydat musi wyrazić zgodę na pozyskiwanie dodatkowych informacji o nim w formie referencji. Nawet referencje zawarte w formie pisemnej wraz z kontaktem do byłego pracodawcy nie uprawniają nas do skontaktowania się z nim. Drugą kwestią, którą podnosi UODO, jest sprawa podmiotu, który wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych – jest to sam kandydat i, zgodnie z interpretacją urzędu, on sam powinien być źródłem informacji dotyczących przebiegu pracy zawodowej.

Po drugie – jak robić to dobrze?

Kwestie prawne dotyczące sprawdzania referencji są szalenie istotne, bo nie dbając o nie możemy ponieść konsekwencje niezgodnego z obowiązującym ustawodawstwem postępowania. Dopilnujmy więc kwestii pisemnej zgody kandydata, aby w razie kontroli mieć dowód na to, że kandydat wyraził dobrowolną zgodę na pozyskiwanie opinii o nim. Jeśli kwestie formalne mamy za sobą, czas na merytorykę, czyli, jak pozyskać wartościową opinię o kandydacie.

Pamiętam, że kiedy pracowałam jako konsultant zdarzały mi się projekty, w których wymagano ode mnie referencji ilościowych. Im więcej, tym lepiej. Jeśli były tylko od jednego czy dwóch byłych pracodawców, nie było to mile widziane. Dziś kiedy rekrutuję, a robię to zdecydowanie rzadziej niż kiedyś, referencje traktuję jakościowo, a nie ilościowo. Zależy mi w głównej mierze na tym, aby pozyskać je od osoby, która stale pracowała, współpracowała z kandydatem bądź nadzorowała jego pracę. Nie zależy mi już na tym, aby porozmawiać z każdym byłym przełożonym, szczególnie, gdy są to odległe w czasie relacje. Dodatkowo jest to oczywiście związane z ograniczeniami prawnymi i koniecznością uzyskiwania zgód. Nie zrezygnowałam jednak ze sprawdzania referencji, bo w kilku sytuacjach okazały się one szalenie cenne. Pamiętam jak dziś kandydata, który wiele lat temu uczestniczył w procesie rekrutacyjnym do działu sprzedaży. Świetnie przeszedł cały proces i byliśmy o krok od zatrudnienia go. W trakcie weryfikacji referencji u ostatniego pracodawcy okazało się, że kandydat zarówno w CV, jak i w rozmowie z nami mijał się z prawdą. Zakończył współpracę z ostatnią firmą, ale rok wcześniej, a nie zaledwie kilka tygodni, jak deklarował. To kłamstwo przekreśliło jego osobę, a my odetchnęliśmy z ulgą. Być może kwestia ta zostałaby zauważona podczas analizy świadectwa pracy, jednak zazwyczaj za kwestie dokumentacji odpowiada dział kadr, który w tym przypadku nie miał pojęcia o deklaracji kandydata. Kilkukrotnie zdarzyło mi się, że referencje przekreśliły kandydaturę danej osoby, ale też miałam do czynienia z sytuacjami, kiedy negatywny wydźwięk referencji nie wpływał na decyzję przyszłego przełożonego. Niektórzy kandydaci przekazując mi kontakt do byłego pracodawcy od razu uprzedzali, że spodziewają się negatywnych referencji. Przykładowo dlatego, że nie dogadywali się z przełożonym. Zawsze staram się do tematu referencji podchodzić otwarcie i patrzeć na różne perspektywy.

Po trzecie – o co pytać?

Podczas rozmowy z byłym pracodawcą staram się na wstępie zapytać o to, czy mamy czas oraz warunki do rozmowy. Wyjaśniam też osobie, z którą rozmawiam, w jakim celu dzwonię, skąd otrzymałam kontakt oraz wyrażam swoją nadzieję na chęć przekazania informacji przez byłego przełożonego czy współpracownika. Staram się, aby mój rozmówca miał komfort rozmowy oraz zwyczajnie chciał mi przekazać feedback. Wyjaśniam też kwestie formalne, bo niektórzy nie wiedzą, czy mogą przekazać mi jakiekolwiek informacje. Dopiero po tym etapie przechodzę do zadawania pytań. Wcześniej przygotowuję sobie zagadnienia, które chcę poruszyć podczas rozmowy, zwracam przy tym uwagę na te kwestie, które są dla mnie czy przyszłego przełożonego wątpliwe bądź stawiają znak zapytania przy kandydacie.

Referencje są dla mnie jednym z elementów procesu selekcji i niekiedy przelewają szalę na jedną bądź drugą stronę. Ciężko byłoby mi z nich zrezygnować i Was zachęcam do tego, aby zgodnie z literą prawa sprawdzać opinie o kandydatach.

Ps 1 Więcej na temat nurtujących kwestii związanych z RODO znajdziecie: tu.

Ps 2 Jakie są Wasze doświadczenia dotyczące referencji?

Udostępnij:
Ula Zając-Pałdyna
Autor wpisu: Ula Zając-Pałdyna
Założycielka HR na obcasach, właścicielka agencji doradztwa personalnego, prawniczka pisząca doktorat z zarządzania.