Zwalniasz pracownika? Zadbaj o 3 obszary!

Temat zwolnień pracowników nie jest sexy. Dużo łatwiej nam HR-owcom czy menedżerom rozmawia się o rekrutacji czy innych aspektach zarządzania ludźmi. Jednak obszar zwolnień pracowników prędzej czy później będzie nas dotyczył – ot nieubłagalna statystyka! W jaki sposób zatem podejść do zwalniania ludzi? Jak przygotować się do tego etapu? Kto jaką rolę odgrywa w tym procesie?

Zanim klamka zapadnie

Mądry Polak po szkodzie – znasz to powiedzenie? Bardzo często dotyczy ono rozmów rozstaniowych. Nie ma nic gorszego niż brak przygotowania do zwolnienia pracownika. Brak przygotowania może bardzo szybko obrócić się przeciwko zwalniającemu, a w konsekwencji firmie. Przygotowania zarówno w kontekście prawnym, jak i organizacyjnym oraz merytorycznym. W zasadzie te trzy obszary są kluczowe. Pisząc o kontekście prawnym mam na myśli zarówno przygotowanie dokumentów, które zostaną przedłożone pracownikowi, jak i zadbanie o to, aby powody rozstania były trudne do podważenia przez kogokolwiek, a przede wszystkim przez sąd. Poprzez kontekst organizacyjny mam na myśli wszelkie czynności, które powinna podjąć organizacja w związku z odejściem pracownika – od zadbania o przejęcie obowiązków, przez przygotowanie rozmowy po cały obszar komunikacji. Obszar merytoryczny rozumiem jako przygotowanie osób biorących udział w spotkaniu do rozmowy. To właśnie te osoby są odpowiedzialne za poprowadzenie rozmowy, odpowiadanie na pytania oraz pośrednio atmosferę. Celowo używam tu określenia pośrednio, bo dużą rolę w tym, jak przebiegnie spotkanie odgrywa sam zwalniany czy zwalniana.

Prawne aspekty zwolnienia pracownika

Przygotowanie się do zwolnienia pracownika zgodnie z prawem jest szalenie istotne. To ono będzie determinowało potencjalne konsekwencje, które spadną na pracodawcę, gdy przełożony popełni błąd. Zwolnienie pracownika w trakcie usprawiedliwionej nieobecności, niewłaściwe powody zwolnienia, brak dowodów – istnieje mnóstwo przesłanek wadliwego rozwiązania umowy o pracę. Jeśli chcemy uniknąć kłopotliwej sytuacji, winniśmy dobrze przygotować się do zwolnienia w kontekście przepisów prawa. Już samo to, że dziś nie tylko rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem na czas nieokreślony, ale też określony rodzi konieczność wskazania konkretnych i niepodważalnych przyczyn uzasadniających wypowiedzenie, powoduje, że mamy dodatkowe obowiązki. Musimy nie tylko wskazać te przyczyny, ale także w razie wątpliwości je dowieźć przed sądem pracy. Nie każdy przełożony ma wiedzę z zakresu prawa pracy, nie każdy HR-owiec takową ma. Nie zwalnia to jednak nas jako organizacji z działania de lege artis. Poniżej znajdziesz listę elementów, o które należy zadbać w kontekście przygotowania do zwolnienia zgodnie z prawem.

• Spisanie listy przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy o pracę – jeśli rozwiązujemy umowę o pracę za wypowiedzeniem oraz bez wypowiedzenia
• Zebranie dowodów świadczących o zaistnieniu przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy
• Ustalenie szczegółów oraz terminów związanych z wypowiedzeniem (termin spotkania, termin rozwiązania umowy, termin ostatniego dnia faktycznej pracy, okres wypowiedzenia, zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy, urlop, dni wolne na poszukiwanie pracy, zakaz konkurencji)
• Przygotowanie dokumentów dotyczących rozwiązania umowy
• Decyzja o ewentualnym udziale prawnika w spotkaniu rozstaniowym.

Przełożeni raczej nie są prawnikami, ale dobrym pomysłem jest przeszkolenie menedżerów z zakresu prawnych aspektów zwalniania pracowników. Nawet jeśli w spotkaniu dodatkowo będzie uczestniczył prawnik bądź przedstawiciel działu HR, przełożony będzie się czuł pewniej mając wiedzę prawną z zakresu rozwiązywania umów o pracę.

Przygotowanie organizacji do zwolnienia

Bardzo często skupiając się na meritum zwolnienia zapominamy o tym, że szalenie ważna jest organizacja – zarówno rozmowy rozstaniowej, jak i całego procesu zwalniania. Niezależnie od tego, jak w organizacji wygląda współpraca menedżerów z HR-em oraz poszczególne odpowiedzialności, jest kilka elementów, o które musimy zadbać przed zaproszeniem pracownika na spotkanie. A robimy to nie tylko dla komfortu pracownika, ale także przełożonego oraz innych osób, które nawet jeśli nie będą brały udziału w zwolnieniu, to jego konsekwencje ich dotkną. Dbając o obszar organizacyjny pokazujemy także szacunek pracownikom w tym niekiedy bardzo trudnym momencie. O co warto zadbać organizacyjnie?

• Podjęcie decyzji, kiedy i o jakiej godzinie odbędzie się spotkanie
• Zarezerwowanie miejsca zapewniającego poufność oraz komfort rozmowy
• Podjęcie decyzji, kto będzie uczestniczył w spotkaniu i jaką będzie pełnił rolę
• Przygotowanie scenariusza rozmowy
• Przygotowanie komunikatów związanych z rozstaniem – dla zespołu, dla firmy, dla klientów
• Przygotowanie ewentualnej oferty offboardingowej
• Plan rozstania z pracownikiem – kiedy i kto będzie odpowiedzialny za poszczególne etapy (obiegówka, dostępy, mienie firmowe).

Kwestie organizacyjne są szalenie istotne, choć często marginalizuje się ich znaczenie. Musimy jednak pamiętać o tym, że pracownik, który odchodzi z organizacji wychodzi z jakimś wrażeniem o nas jako pracodawcy. Jeśli nie zadbamy o komfort odchodzącego pracownika, nawet w kontekście obiegówki czy zdania sprzętów, może pozostać niesmak. A przecież tego nie chcemy. Możemy wesprzeć przełożonych w wypracowaniu procedur bądź sami jako HR zaproponować zasady postępowania do zastosowania przez menedżerów. Istotne jest to, aby nie zostawiać przełożonych samym sobie. Może się bowiem okazać, że wielu z nich bardzo różnie podchodzi do etapu rozstania z pracownikiem i nie zawsze będą dbali o komfort oraz samopoczucie za moment byłego pracownika.

Kto i w jaki sposób powinien przeprowadzić rozmowę

Kilka dni temu przeczytałam na LinkedIn post, w którym poruszony był temat rozmów rozstaniowych przeprowadzanych przez HR. Tak – dobrze czytasz – HR zamiast przełożonego przekazuje informację o zwolnieniu z pracy. Pojawiły się w poście przykłady (jak się okazało wcale nie odosobnione), w których za zwolnienie pracownika odpowiada HR, bo albo przełożony/-a się obawia, albo nie jest to dla tej osoby komfortowa sytuacja albo po prostu HRBP bierze na siebie odpowiedzialność za zwolnienia pracowników. Czy jest to prawidłowe działanie? Oczywiście, że nie! Zwolnienie pracownika leży w gestii bezpośredniego przełożonego. To on bierze odpowiedzialność za przyjęcie pracownika, jego rozwój, zaangażowanie, a na końcu również (jeśli zajdzie taka konieczność) za pożegnanie się z pracownikiem. To przełożony powinien prowadzić rozmowę i przekazywać informację o powodach zwolnienia. Może zdarzyć się sytuacja, gdy w spotkaniu bierze także udział przełożony wyższego szczebla i jest to jak najbardziej zrozumiałe i niekiedy bardzo potrzebne, jednak to bezpośredni przełożony powinien brać odpowiedzialność za swoje decyzje i przekazywanie ich pracownikowi. Powodów, dla których przełożony unika wzięcia odpowiedzialności za zwolnienie może być wiele. Warto jednak zawczasu wyposażyć menedżerów w kompetencje, dzięki którym nie tylko nie będą obawiali się przeprowadzać rozmów rozstaniowych, ale także zrobią to prawidłowo. I w tym właśnie możemy pomóc my – HR-owcy. Na pewno jednak nie powinniśmy odciążać przełożonych biorąc na siebie odpowiedzialności za zwalnianie pracowników. Możemy odegrać naprawdę istotną rolę podczas rozmowy rozstaniowej czy przygotowywaniu firmy do zwolnienia. To my zwyczajowo jesteśmy tym dobrym policjantem, który jest w stanie wytłumaczyć pracownikowi konsekwencje zwolnienia. To my możemy bez emocji objaśnić zawiłości prawne i organizacyjne. Ale nie weźmiemy odpowiedzialności za poprowadzenie spotkania, nawet jeśli czujemy się w tym względzie na siłach. Przełożony przygotowując się do rozmowy rozstaniowej powinien przemyśleć:

• Jaki będzie scenariusz rozmowy
• W jaki sposób przekaże pracownikowi informację o zwolnieniu
• Jakich argumentów użyje
• Jak podeprze swoje argumenty dowodami
• Co zrobi, gdy pracownik będzie wzburzony
• Co zaoferuje pracownikowi
• Na co umówi się z pracownikiem (jakie ma możliwości)
• Jakimi ustaleniami zakończy się rozmowa.

Rozmowa rozstaniowa może być trudna dla menedżera, ale dobre planowanie, przeanalizowanie kilku scenariuszy, przygotowanie do ewentualnych dyskusji mogą pomóc w spokojnym jej przebiegu. Warto proponować w tym względzie wsparcie menedżerom. Nawet jeśli sami nie zgłaszają takiej potrzeby. Warsztat z menedżerami właśnie w kontekście zwolnień przynosi wiele korzyści, bo mogą się oni wymieniać doświadczeniami, swoimi sposobami radzenia sobie z trudnymi pytaniami czy sytuacjami. Jeśli potrzebujesz wsparcia w tym temacie, oczywiście zapraszam do siebie. Przeprowadziłam wiele warsztatów z obszaru rozstań z pracownikami 😊